Elaboração e Desenvolvimento de Projetos de GED(Gerenciamento Eletrônico de Documentos)
Como alternativa ao mercado a Documenta oferece serviços especializados, sistemas,treinamento e toda a infra-estrutura para armazenamento das aplicações e conteúdos documentais, acessíveis por internet com total segurança e com sigilo da informação, customizadas e integradas aos sistemas legados de sua empresa. Com Outsourcing sua empresa melhora a gestão dos recursos internos, reduz custos ao deixar de adquirir e se preocupar com ativos imobilizados e contratação de pessoal especializado, assim como atualização e manutenção do sistema de ECM e Workflow, passando a pagar mensalmente por serviços.
Produtos e Serviços:
É uma solução unificada que gerencia todos os documentos e registros de sua organização de forma eletrônica, não importando a localização ou mídia. O sistema EDMS / GED atinge o meio termo entre segurança e acessibilidade, protegendo a informação enquanto provê acesso para manter o grupo de funcionários trabalhando com o máximo de produtividade.
Gerencie documentos em papel, documentos eletrônicos, registros físicos e emails. É possível também aplicar políticas de registros organizacionais, procedimentos consistentes, gerenciando as imagens digitalizadas de forma tão fácil quanto trabalhar com faxes e documentos Word.
Reduza a perda de documentos e erros de arquivamento
A perda de documentos e os custos envolvidos para recriá-los são grandes desafios para a produtividade. Com indexação automatizada por texto completo, campos de indexação requeridos e estrutura configurável de pastas, um sistema EDMS / GED reduz significantemente as possibilidades de erro e possibilita um fácil acesso aos documentos baseados nas informações que você tem em mãos.
Permite que você disponibilize seus documentos via Internet, de uma maneira simples, segura e eficaz. Uma vez que seus documentos forem digitalizados ou importados no sistema de gerenciamento de documentos, seu trabalho está praticamente terminado pois não existe a necessidade de utilizar códigos HTML ou qualquer outro tipo de programação.
Agora, quando as pessoas precisarem de documentos pertencentes ao seu arquivo, elas podem procurá-los intantâneamente utilizando apenas um navegador Web.
Integração com seu Website:
Entre para o mundo “on-demand”. Acesse, busque e imprima documentos de qualquer lugar do mundo. Ao utilizar um sistema EDMS / GED integrado ao website da sua organização, seus documentos estarão disponíveis na hora que você mais precisa sem onerar sua empresa com tarefas de envio e pesquisa de documentos.
A Documenta tem experiência e conhecimento suficientes para integrar a solução de imagem ao seu website.
Segurança e Integridade:
Como todos as soluções da Documenta, o sistema mantém todas as permissões e direitos dos usuários mesmo pela Internet, fazendo com que seus documentos continuem protegidos de acessos não autorizados pelo sistema. Com isso, você irá manter o sigilo de suas informações bem como a segurança dos documentos da sua empresa.
Designe rotinas automáticas para seus documentos! Desta forma, você poderá criar rotas para seus documentos e garantir que as pessoas envolvidas no processo tenham acesso a estas informações e sejam notificadas por email em cada parte do processo. Utilizando um método visual de criação de regras, você poderá determinar quais os parâmetros específicos para que o documento em questão siga até o final do processo.
Utilizando o Workflow você elimina o congestionamento das informações por meio da criação de regras e rotas para seus documentos.
Os funcionários de uma organização buscam, atuam, movimentam e armazenam informações diariamente. Esse processo, por meio da busca e distribuição manual de documentos, envio de fax e manuseio de cópias, acaba resultando em custo e consumo de tempo desnecessários à sua empresa. A ineficiência desse processo dificulta o uso produtivo da informação pela sua equipe.
Uma solução de processo automático de trabalho automatiza o manuseio de papéis, direcionando efetivamente a informação para as pessoas apropriadas enquanto é suficientemente flexível para acomodar políticas de segurança e direitos de usuário.
